Monitoring w miejscu pracy

Kwestię samego monitoringu, dopuszczalności jego stosowania i ograniczeń w tym zakresie reguluje dość szczegółowo Kodeks pracy. Wprowadzone przepisy stanowić mają pewnego rodzaju pomost. Z jednej strony, pomiędzy usprawiedliwionymi interesami pracodawcy. Z drugiej zaś, ochroną dóbr osobistych pracowników, ich danych osobowych oraz prawa do prywatności. Temat tego, czy monitoring w miejscu pracy jest dopuszczalny, zostanie omówiony w dzisiejszym wpisie.

Monitoring – dopuszczalność 

Monitorowanie pracowników w miejscu pracy jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników (np. tych zatrudnionych w bankach czy kantorach) lub
• ochrony mienia lub
• kontroli produkcji lub
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Nagrania w monitoringu

Przepisy dopuszczają monitoring jedynie w formie rejestrowania samego obrazu, a nie obrazu i dźwięku. Pracodawca ma prawo przechowywać nagrania obrazu oraz wykorzystywać je przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Jeżeli jednak dane nagranie stanowi dowód w postępowaniu sądowym lub może stanowić taki dowód, to mamy tu pewien wyjątek. Wtedy dopuszczalne jest jego przechowywanie do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Z punktu widzenia przepisów o danych osobowych przyjmuje się, że przechowywanie nagrań z monitoringu z całą pewnością jest przetwarzaniem takich danych. Monitoring w miejscu pracy wprowadza tu zatem istotne ograniczenia.

Zakaz monitoringu

Nie wszystkie pomieszczenia na terenie zakładu pracy pracodawca może monitorować.

Ustawodawca wyklucza stosowanie tej formy w szczególności w pomieszczeniach:

• udostępnianych zakładowej organizacji związkowej,
• sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarni (chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne w celach opisanych powyżej, a jednocześnie nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika).

Monitoring w miejscu pracy – obowiązek informacyjny pracodawcy

Wszyscy pracownicy – zarówno już zatrudnieni, jak i będący zatrudnieni w przyszłości – mają oczywiście prawo poznać cel decyzji pracodawcy w tym zakresie.

Dlatego też co najmniej na 2 tygodnie przed wprowadzeniem monitoringu, cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinny zostać ustalone się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Jest też osobna regulacja odnosząca się do pracowników nowych, a więc tych rozpoczynających pracę już po wprowadzeniu monitoringu. Tu pracodawca przed ich dopuszczeniem do pracy, ma obowiązek przekazania na piśmie informacji o monitoringu i zakresie jego zastosowania.

Należy pamiętać, że obserwacja i rejestrowanie pracowników bez uprzedniego poinformowania ich o nagrywaniu w pracy jest naruszeniem prywatności. Tak stanowi np. wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu z 9 stycznia 2018 roku. Został on wydany w postępowaniu Lopez Ribalda i inni przeciwko Hiszpanii, skarga Nr 1874/13.

Najpóźniej na jeden dzień przed uruchomieniem, pracodawca ma obowiązek oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Monitoring poczty elektronicznej

Stosunkowo często spotkamy się także z zapytaniami o dopuszczalność monitorowania poczty elektronicznej pracowników.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jest to dopuszczalne tylko w ściśle określonych przypadkach. A mianowicie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Co ważne, monitoring skrzynki pocztowej pracownika nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych jego dóbr osobistych. Podobnie jak powyżej, także i tutaj pracodawca ma obowiązek poinformować wszystkich pracowników (aktualnych i przyszłych) o uruchomieniu monitoringu.

Sankcja za naruszenie przepisów

Naruszenie obowiązków pracodawcy w związku ze stosowaniem monitoringu nie jest kwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Stąd też, z powodu naruszenia przepisów w omawianym zakresie, pracodawcy grozić może:

• odpowiedzialność odszkodowawcza za naruszenie dóbr osobistych pracowników,
• sprawa sądowa za naruszenie ochrony danych osobowych, ewentualnie
• skarga do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Masz dodatkowe pytania? Skontaktuj się z adwokatem doświadczonym w sprawach pracowniczych.