Akta osobowe pracownika

Dzisiejszy wpis dotyczy tego, czy akta osobowe pracownika są dostępne dla samego pracownika. W artykule opisuję też, w jaki sposób pracownik może uzyskać dostęp do tych akt.

Czy pracownik ma dostęp do akt osobowych?

Zgodnie z treścią art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza), a także przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jak wyglądają akta osobowe pracownika?

Układ akt osobowych reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z §3 tego aktu prawnego, akta osobowe pracownika składają się z czterech części.

Czy pracownik ma dostęp do swoich akt osobowych? 

Tak, od 1 stycznia 2019 roku kwestia ta uregulowana jest wprost w Kodeksie pracy. Zgodnie z treścią art. 94¹² pkt 1 Kodeksu pracy, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika.

Wniosek do pracodawcy

We wniosku pracownik lub były pracownik określa zakres wniosku. Może wskazać, że jest zainteresowany uzyskaniem kopii całości swoich akt osobowych (wszystkich części). Może też zaznaczyć, że interesuje go konkretna część akt osobowych (np. część B, która zwykle jest najobszerniejsza).

Na gruncie obowiązujących przepisów, nie ma konieczności uzasadniania takiego wniosku. Nie ma też limitu wniosków, jakie można w omawianym zakresie złożyć w danym czasie. Wydanie dokumentów przez pracodawcę nie jest też uzależnione wniesieniem jakiejkolwiek opłaty przez pracownika (byłego pracownika).

Opłata za wniosek

Należy jednak mieć na względzie, że dokumentacja pracownicza zawiera dane osobowe, zatem będzie tu istniała możliwość naliczenia przez pracodawcę tzw. opłaty w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 3 rozporządzenia RODO, który przewiduje, że administrator nieodpłatnie dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu.

Za wszelkie kolejne kopie, o które o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych (tak: komentarz do art. 94¹² Kodeksu pracy, red. Muszalski, 2021, Legalis).

Co istotne, pracodawca ma obowiązek potwierdzenia zgodności wydanej pracownikowi kopii dokumentacji z oryginalną dokumentacją. W praktyce to oznacza to najczęściej dwie kwestie. Po pierwsze – przybicie pieczątki z adnotacją „za zgodność z oryginałem” na każdej stronie wydawanych pracownikowi kserokopii akt osobowych. Po drugie -potwierdzenie powyższego własnoręcznym podpisem osoby upoważnionej do wydania dokumentacji.

Wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

Ile czasu pracodawca ma na wydanie dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z §18 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca powinien spełnić obowiązek wydania dokumentacji pracownikowi nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

W sprawach z zakresu prawa pracy warto skorzystać z pomocy doświadczonego adwokata. Serdecznie zapraszam do kontaktu.